Zeiterfassung Pflicht in Österreich

„Müssen wir die Arbeitszeiten unserer Reinigungskräfte wirklich aufzeichnen?" Diese Frage hören wir regelmäßig von Inhabern österreichischer Reinigungsfirmen. Die kurze Antwort: Ja. Die lange Antwort erklären wir in diesem Beitrag.

Die gesetzliche Grundlage: Das Arbeitszeitgesetz (AZG)

In Österreich regelt das Arbeitszeitgesetz (AZG) die Aufzeichnung von Arbeitszeiten. Laut § 26 AZG sind Arbeitgeber verpflichtet, Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter zu führen.

Konkret müssen folgende Daten erfasst werden:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Beginn und Ende der Pausen (bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben)
• Beginn und Ende der Ruhezeiten

Die Aufzeichnungen müssen mindestens ein Jahr aufbewahrt werden. Bei Verstößen drohen Verwaltungsstrafen von bis zu 1.815 Euro pro Arbeitnehmer – im Wiederholungsfall bis zu 3.626 Euro.

Was bedeutet das speziell für Reinigungsfirmen?

Reinigungsfirmen haben besondere Herausforderungen bei der Zeiterfassung:

Mehrere Einsatzorte pro Tag

Viele Reinigungskräfte arbeiten nicht an einem festen Standort, sondern fahren morgens zu Objekt A, mittags zu Objekt B und nachmittags zu Objekt C. Die Zeiterfassung muss diese Wechsel abbilden können.

Frühe und späte Arbeitszeiten

Büroreinigung findet oft vor 7:00 Uhr oder nach 18:00 Uhr statt. Das klassische „Stempeln am Terminal im Büro" funktioniert hier nicht – die Mitarbeiter sind ja nicht im eigenen Büro.

Geringfügig Beschäftigte

Viele Reinigungsfirmen arbeiten mit geringfügig Beschäftigten. Auch für diese gilt die Aufzeichnungspflicht. Gerade hier ist es wichtig, die Arbeitsstunden genau zu dokumentieren, um die Geringfügigkeitsgrenze nicht zu überschreiten.

Fahrtwege zwischen Objekten

Wenn ein Mitarbeiter zwischen zwei Reinigungsobjekten fährt, zählt diese Fahrtzeit in vielen Fällen als Arbeitszeit. Die korrekte Erfassung ist für die Lohnverrechnung und die Einhaltung des AZG wichtig.

Welche Aufzeichnungsmethoden sind erlaubt?

Das AZG schreibt keine bestimmte Methode vor. Erlaubt sind:

• Papier-Stundenzettel: Günstig, aber fehleranfällig und schwer auswertbar.
• Excel-Tabellen: Besser als Papier, aber manueller Aufwand bei der Pflege und kein Echtzeitüberblick.
• Digitale Zeiterfassung per App: Mitarbeiter stempeln am Smartphone ein und aus. Daten sind sofort verfügbar, Exporte für die Lohnverrechnung mit einem Klick.
• Zeiterfassungsterminals: Stationäre Geräte am Einsatzort. Sinnvoll für große Objekte, nicht praktikabel für mobile Teams.

Für Reinigungsfirmen mit mobilen Teams hat sich die digitale Zeiterfassung per App als Standard etabliert – sie ist flexibel, DSGVO-konform und liefert genaue Daten.

Die wichtigsten AZG-Regelungen im Überblick

Regelung	Vorgabe
Tägliche Normalarbeitszeit	Maximal 8 Stunden
Tägliche Höchstarbeitszeit	Maximal 10 Stunden (in Ausnahmen 12)
Wöchentliche Normalarbeitszeit	Maximal 40 Stunden (KV kann abweichen)
Wöchentliche Höchstarbeitszeit	Maximal 50 Stunden (im 17-Wochen-Durchschnitt 48)
Pause	Mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Arbeit
Tägliche Ruhezeit	Mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen
Wöchentliche Ruhezeit	Mindestens 36 Stunden zusammenhängend (inkl. Sonntag)

Wichtig: Der Kollektivvertrag für Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereiniger kann abweichende Regelungen enthalten – etwa bei der Verteilung der Wochenarbeitszeit oder bei Zuschlägen.

Häufige Fehler bei der Zeiterfassung in Reinigungsfirmen

1. Keine Pausenerfassung

Viele Reinigungskräfte arbeiten „durch" und erfassen keine Pausen. Das ist problematisch: Wenn bei einer Prüfung keine Pausenzeiten dokumentiert sind, wird unterstellt, dass keine Pausen gewährt wurden – und das bedeutet einen AZG-Verstoß.

2. Rundungen statt genauer Zeiten

„Ich schreibe immer 6:00 bis 10:00 Uhr" – auch wenn die Reinigung mal um 6:15 beginnt oder um 9:45 endet. Solche Pauschalangaben können bei Prüfungen zum Problem werden.

3. Nachträgliches Ausfüllen

Stundenzettel, die am Monatsende rückwirkend ausgefüllt werden, sind nicht zuverlässig und im Streitfall wenig belastbar.

4. Fehlende Dokumentation bei Überstunden

Überstunden müssen gesondert dokumentiert werden, da sie mit Zuschlag vergütet werden. Ohne genaue Aufzeichnung lässt sich der Anspruch nicht nachweisen.

So setzen Reinigungsfirmen die Zeiterfassung richtig um

1. Methode wählen: Für die meisten Reinigungsfirmen ist eine mobile App die praktikabelste Lösung.
2. Mitarbeiter einschulen: Zeigen Sie Ihren Reinigungskräften, wie das Ein- und Ausstempeln funktioniert. Halten Sie es einfach – ein Klick zum Starten, ein Klick zum Beenden.
3. Pausen konfigurieren: Legen Sie fest, ob Pausen manuell gestempelt oder automatisch abgezogen werden.
4. Regelmäßig prüfen: Kontrollieren Sie die Zeiteinträge wöchentlich auf Plausibilität.
5. Export für die Lohnverrechnung: Nutzen Sie die Exportfunktion Ihrer Software, um die Daten direkt an die Buchhaltung oder den Steuerberater zu übergeben.

Fazit

Die Zeiterfassung in Österreich ist Pflicht – und für Reinigungsfirmen mit mobilen Teams besonders anspruchsvoll. Eine digitale Lösung spart nicht nur Zeit bei der Verwaltung, sondern schützt Sie auch vor Strafen bei Prüfungen durch die Arbeitsinspektion.

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