Excel-Dienstplan: Warum Reinigungsfirmen wechseln

Excel ist das Schweizer Taschenmesser im Büro – und in vielen Reinigungsfirmen auch das Werkzeug für die Dienstplanung. Eine Tabelle mit Mitarbeiternamen in den Zeilen, Wochentagen in den Spalten und Objektnamen in den Zellen. Das funktioniert am Anfang. Aber irgendwann nicht mehr.

In diesem Beitrag zeigen wir die typischen Probleme, die entstehen, wenn Reinigungsfirmen wachsen – und wann der Wechsel zu einer Dienstplan-Software sinnvoll ist.

7 Probleme, die mit Excel-Dienstplänen entstehen

1. Keine Benachrichtigung bei Änderungen

Sie ändern den Dienstplan am Sonntagabend, weil ein Mitarbeiter für Montag absagt. In Excel aktualisieren Sie die Tabelle – aber wie erfährt der Vertreter davon? Per WhatsApp? Per Anruf? Per Aushang am schwarzen Brett?

Das Problem: Es gibt keinen automatischen Kanal. Jede Änderung erfordert manuelle Kommunikation. Und wenn Sie den falschen Mitarbeiter vergessen zu informieren, steht am Montagmorgen niemand beim Kunden.

2. Keine Echtzeit-Übersicht

Ihr Dienstplan liegt auf Ihrem Rechner – oder auf einem Netzlaufwerk, auf das nur Sie Zugriff haben. Ihre Objektleiter, Vorarbeiter und Reinigungskräfte sehen den Plan nicht in Echtzeit.

Das führt zu Rückfragen: „Wann arbeite ich morgen?", „Welches Objekt habe ich am Donnerstag?", „Hat sich an meinem Plan etwas geändert?" Diese Fragen kosten Sie täglich Zeit.

3. Doppelbelegung und Überschneidungen

In einer Excel-Tabelle merken Sie nicht automatisch, wenn Sie einen Mitarbeiter doppelt eingeplant haben. Mitarbeiter A soll um 7:00 Uhr bei Objekt X sein und um 7:30 Uhr bei Objekt Y – 20 Kilometer entfernt. Excel zeigt keinen Fehler an.

Solche Überschneidungen bemerken Sie erst, wenn der Mitarbeiter anruft – oder wenn der Kunde sich beschwert.

4. Keine integrierte Zeiterfassung

Der Dienstplan zeigt, wann ein Mitarbeiter arbeiten soll. Aber wann hat er tatsächlich gearbeitet? In Excel müssen Sie die IST-Zeiten separat erfassen – auf Stundenzetteln, in einer zweiten Tabelle oder in einem anderen Tool.

Das bedeutet: doppelte Datenerfassung, manueller Abgleich und ein hohes Fehlerrisiko bei der Lohnverrechnung.

5. Vertretungsplanung ist ein Albtraum

Montag, 6:00 Uhr. Ein Mitarbeiter ruft an: „Ich bin krank." Jetzt müssen Sie schnell eine Vertretung finden. In Excel öffnen Sie die Tabelle, schauen, wer heute nicht eingeteilt ist, prüfen Qualifikationen und Verfügbarkeit – und telefonieren sich durch die Liste.

Mit einer Software sehen Sie auf einen Blick, wer verfügbar ist, wer das Objekt kennt und wer in der Nähe wohnt.

6. Keine Auswertungsmöglichkeiten

Wie viele Stunden hat Mitarbeiter X diesen Monat gearbeitet? Wie oft wurde Objekt Y diese Woche gereinigt? Welche Kosten sind pro Kunde angefallen?

In Excel können Sie das theoretisch berechnen – mit Formeln, Pivot-Tabellen und viel manuellem Aufwand. In der Praxis macht das niemand regelmäßig.

7. Skalierung scheitert

5 Mitarbeiter, 3 Objekte: Excel reicht. 15 Mitarbeiter, 10 Objekte: Es wird eng. 30 Mitarbeiter, 25 Objekte: Die Tabelle ist unübersichtlich, fehleranfällig und frisst Stunden Ihrer Woche.

Je mehr Ihre Reinigungsfirma wächst, desto mehr Zeit verlieren Sie mit dem manuellen Dienstplan.

Wann lohnt sich der Wechsel?

Der Umstieg auf eine Dienstplan-Software lohnt sich in der Regel ab 8-10 Mitarbeitern – oder früher, wenn Sie:

• Mehrere Objekte gleichzeitig betreuen
• Teilzeitkräfte und geringfügig Beschäftigte koordinieren müssen
• Mobile Teams haben, die nicht im Büro vorbeikommen
• Die Zeiterfassung laut AZG sauber dokumentieren wollen
• Weniger Zeit mit Planung und mehr Zeit mit dem Aufbau Ihres Geschäfts verbringen möchten

Was eine Dienstplan-Software besser kann

Funktion	Excel	Dienstplan-Software
Plan erstellen	Manuell, zellenbasiert	Drag & Drop, objektbasiert
Plan veröffentlichen	Per Aushang, WhatsApp	Per App, Push-Nachricht
Änderungen kommunizieren	Manuell, per Telefon	Automatisch, in Echtzeit
Vertretung finden	Telefonliste durchgehen	Verfügbare Mitarbeiter auf einen Blick
Zeiterfassung	Separate Stundenzettel	Integriert in der App
AZG-Prüfung	Manuell (oder gar nicht)	Automatische Hinweise
Auswertungen	Pivot-Tabellen, Formeln	Fertige Berichte und Exporte
Kosten	Arbeitszeit für Pflege	Ab wenigen Euro pro Mitarbeiter

Der Umstieg: Einfacher als gedacht

Viele Inhaber scheuen den Wechsel, weil sie denken, er sei aufwändig. In der Praxis dauert die Einrichtung einer modernen Dienstplan-Software weniger als eine Stunde:

1. Mitarbeiter anlegen (Name, E-Mail, Rolle)
2. Objekte erfassen (Name, Adresse, Reinigungsart)
3. Ersten Dienstplan erstellen (Schichten anlegen, Mitarbeiter zuweisen)
4. Team einladen (per E-Mail, Mitarbeiter laden die App herunter)
5. Plan veröffentlichen (ein Klick)

Das ist weniger Aufwand als eine durchschnittliche Excel-Dienstplan-Pflege pro Woche.

Fazit

Excel ist ein gutes Werkzeug – aber kein gutes Dienstplan-Tool für wachsende Reinigungsfirmen. Die Grenzen zeigen sich bei der Kommunikation, der Vertretungsplanung und der Zeiterfassung.

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